オフィスの移転は、企業にとって大きな転機となります。業務の効率化や社員のモチベーション向上、企業イメージの刷新など様々なメリットがあります。
ここでは、オフィス移転のチェックリストや移転にまつわる悩み事を詳しく解説します。
オフィス移転のためのチェックリスト
オフィス移転を行う際の手続きは、移転先の下見、引越し業者の選定、家具の購入、工事・施工の工程管理、各種届出など多岐にわたります。企業の引越しは個人の引越しよりも規模が大きいため、綿密なスケジュールを立てて実行しましょう。
オフィス移転の全体の流れを把握してから準備を進めることでスムーズな移転につながります。
ここでは、全体の流れに沿ったチェックリストをご紹介します。
★計画段階でのチェックリスト
□現オフィスの課題の洗い出し
□プロジェクトメンバーの決定
□スケジュールの作成
□トータル予算の把握
□現オフィスの解約予告提出時期の確認
□現オフィスの預託金の返還時期の確認
□解約予告の提出
オフィス移転を行うには最初が肝心です。スケジュールを立てることはもちろん、現オフィスの課題の洗い出しは必ず行いましょう。現状課題の解決を目指しましょう。
また、オフィスの解約予告期限はスケジュールに大きく影響する部分です。移転の可能性が出た時点で、早めにオフィスの賃貸借契約書を確認しましょう。解約予告期限は一般的には解約希望日の3ヶ月前から6ヶ月前と設定されていることが多いですが物件によって異なるので注意が必要です。
★解約予告提出後のチェックリスト
□移転先の決定
□オフィス移転業者の選定
□引越し業者の選定・見積り
□移転後のレイアウトの決定
□オフィス家具などの廃棄処分手配
□内装・パーテーション工事の手配
□オフィス家具・備品・OA機器の手配（コピー・FAX・複合機・電話機など）
□通信・LAN工事の手配
□移転先の清掃業者の手配（ビル指定のない場合は自社で手配）
価格・フォローアップなど重視するポイントを事前に決めてオフィス移転業者を選定しましょう。
移転先やレイアウトの決定は先に挙げた課題を解決できるかどうかがポイントとなります。特に、移転は事前にスケジュールを立てて行いましょう。
★関係先・取引先への連絡時のチェックリスト
□社内通知（通勤定期の変更方法も含む）
□取引先への連絡（送付先リスト・移転案内状の作成）
□電話会社への連絡（NTTなど）
□OA機器会社への連絡（コピー・FAXなど）
□リース会社への連絡
□保険会社への連絡
□取引銀行への連絡（口座・給与振込など）
□定期購読新聞・雑誌配送先変更の連絡
□加入団体への連絡
□法務局への連絡（本社：移転日から2週間以内に／支社：移転日から3週間以内に）
□税務署への連絡（移転日から1ヶ月以内に）
□都道府県税事務所への連絡（事業開始日から10日以内に）
□社会保険事務所への連絡（5日以内に）
□公共職業安定所への連絡（変更のあった日から10日以内に）
□労働基準監督署への連絡（移転後、遅滞なく）
□消防署への連絡（遅滞なく）
□郵便局への連絡（転居判明後、速やかに）
□警察署への連絡（社用車がある場合、車庫証明の提出）
関係先・取引先へは移転日や新しい住所、連絡先を移転する前に伝えましょう。また、移転中や移転後の対応方法も確認します。
届出が必要な各所へは事前に届出の形式や期日を確認し、遅滞なく提出しましょう。
電話会社やOA機器会社への連絡も遅れてしまうと移転後の業務に支障をきたしてしまうため、ビジネスを継続するために忘れずに行うことが大切です。
★現オフィスの住所の記載がある書類や備品手配のチェックリスト
□印章・ゴム印の作成
□名刺の発注
□封筒の発注
□伝票類の発注
□ホームページの住所変更（移転後）
□メール署名の住所変更（移転後）
名刺やパンフレットなどすぐに使用する備品は、各業者と連携して移転後の業務開始日に間に合わせるように準備をしましょう。
オフィス移転に関する保管のお悩み
★移転完了
オフィス移転のためのチェックリストをご紹介しました。スケジュール通りに遅滞なく実行することでスムーズな移転作業と移転後の運営に繋がります。
さて、オフィス移転に伴ってお荷物の整理を行っていく中で、
このようなお悩みが出てきたときは外部保管の利用をおすすめします。
★オフィスの移転先が決まるまでの一時的な保管
解約予告を提出する前に綿密な計画を立てましょう。しかし、スケジュールの遅延により解約日までにお荷物の移動が難しい場合、廃棄を選択すると買い直しなどで想定外の費用が発生してしまいます。
解約日から移転日まで期間が空く場合にはトランクルームサービスを利用すると、お荷物をオフィスから一時的に避難できるので、落ち着いて移転作業を続けられます。また、コンテナにお荷物を入れ、有人管理の倉庫内で保管いたしますので、セキュリティも安心です。
押入れ産業では保管だけではなく運送も手配が可能です。押入れ産業で運送を手配した場合は、お荷物の倉庫への搬入・倉庫からの搬出時は運送から保管まで一括で手配可能です。
お荷物の一時保管先に困った時は、下記フォームよりお気軽にご相談ください。
★普段使用しない備品や什器の保管
社内で保管していた普段使用しないイベントグッズや季節物の備品、オフィス什器の保管も承っております。押入れ産業のトランクルームサービスを利用することで、そのスペースの分だけオフィスを縮小したり、空いたスペースを有効活用することができます。
押入れ産業のトランクルームサービスは、防塵・防カビに優れた安心のコンテナにお荷物を入れ、倉庫内のスペースにて保管するタイプですので、温度変化が少ない社内と同じ環境で保管することが可能です。
営業時の拠点としてのご利用を検討の方は、「オフィスサポートサービス」（←こちらをクリック）もございます。下記フォームよりお気軽にご相談ください。
▶トランクルームについてもっと知りたい方はこちら
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★書類保管もご検討ください
社内の書類には「法定保存文書」（←こちらをクリック）が多くあります。「保管しておく必要があるけれど、普段見ることはない」といった資料やファイルは、押入れ産業の文書保管サービスを利用することでキャビネット内がスッキリします。
押入れ産業の文書保管サービスは、1箱からお預かりが可能で、文書保管専用区間で保管するためセキュリティ対策も万全。条件によりますが書類の集配といったデリバリーサービス、さらには、システムで保管満了期限を設定し、廃棄まで手配できる充実したサービスも提供しております。
文書保管サービスについては、下記フォームよりお気軽にお問い合わせください。
このように押入れ産業はお客様のニーズに合わせた様々なサービスを全国展開しております。オフィス移転やオフィススペースにまつわる困りごとがありましたら、いつでも押入れ産業にご相談ください。
